среда, 27 сентября 2017 г.

Замочная скважина руководителя или как управлять «офисным планктоном» по-новому.

«Офисный планктон» это понятие, которое вошло в обиход с легкой руки писателя, нашего современника, С. Минаева. Однако в литературе внимание к проблемам офисных служащих новизной не является. Этот большой класс людей описывали в разное время и Г. Уэллс («Война миров», 1897 г.), и Д. Коупленд («Поколение Х», 1991 г.), и В. Пелевин («Empire V», 2006 г.). Одни рассуждали о далеком будущем, другие предлагали художественный анализ настоящего. Объединяет все эти произведения осознание авторами того, что время диктует и новые форматы социальных отношений, когда постиндустриальное общество, общество информационных технологий характеризуется изменением поведения людей.

Для специалистов в области кадрового консалтинга «офисный планктон» - это не философская категория, и не повод для иронии. Тот, кто занимается HR-менеджментом, относится к «офисному планктону» с большим уважением, и не только потому, что эти люди являются объектом профессионального интереса, но и вследствие того, что на «хрупких» плечах офисных служащих лежат целые сектора экономики развитых государств. Именно поэтому вопрос об управлении и оптимизации механизма офисных взаимодействий является актуальным для кадровых служб.

Существование служащих в профессиональном пространстве определяется многими параметрами: компетенцией, условиями работы, спецификой деятельности и т.д. Однако все эти категории, вместе с их носителями погружены в одну среду – ВРЕМЯ. Именно во времени совершаются действия, демонстрируются компетенции, производится полезный продукт. Поэтому справедливо будет сказать, что сегодня руководитель управляет не людьми (думаю, что это сделать невозможно), а пытается рационально планировать их рабочее время, естественно с добровольного их согласия (трудовые договоры ведь никто не отменял J).

В моей личной практике вопрос о рациональном использовании рабочего времени возникает с завидной периодичностью. Обращения по поводу регламентации труда едва ли не самое популярное деловое предложение. Многочисленные организации разрабатывают свои регламенты, вводят временные ограничения на выполнение сотрудниками отдельных функций. Это не всегда залог эффективной работы. Забавно наблюдать как в каком-нибудь банке, отстояв электронную очередь, клиент общается с сотрудником, пытается выяснить интересующий его вопрос, досконально разобраться в том, что для него в данный момент является очень важным. Основной интерес в этом наблюдении представляет даже не клиент, обратившийся за услугой, а работник банка. В процессе общения его лицо меняется, на нем можно прочитать чувство возникающей тревоги. И его можно понять. Ведь на клиента отводится регламентом строго фиксированное количество времени, а он все не уходит и задает вопросы. Не уложился в регламент – санкции. Или, допустим, другой случай. Офис, тишина, прерываемая телефонными звонками и шумом оргтехники, сосредоточенные на мониторах лица. Личное пространство сужается до размеров cubicle. Идет работа! Здесь создать регламент сложнее, а заглядывать через плечо каждому сотруднику у руководителя времени нет. Поэтому оценивается только офисная панорама – все сосредоточены, значит, рабочий процесс идет. Но это зачастую не так. Совсем недавно довелось провести одно исследование, касающееся рационального использования рабочего времени. В выборку попали 25 организаций, использующих в своей работе компьютерную технику и интернет, из различных сегментов рынка, находящиеся в ближайших к нам регионах. Огромная благодарность моим коллегам за помощь в качественном научном сопровождении (СПАСИБО!!! Москва, Брянск, Калининград, Орел). Не стану утомлять читателя методологическими подробностями, сразу о результатах. Выявленная закономерность такова: от 1,5 до 2 часов рабочего времени, проведенного за компьютером, сотрудники организаций используют на свои личные нужды. При стандартном 8-ми часовом рабочем дне месячный объем организационных потерь составляет от 30 до 40 часов.

40 часов работы на себя, оплаченная работодателем неделя – приятный бонус.

Не правда ли!?

При средней заработной плате в исследуемых организациях – 20 тысяч рублей, работодатель теряет 5 тысяч на каждом сотруднике ежемесячно.

Как решить проблему нерационального использования времени, что нужно сделать, чтобы работа стала эффективнее? Эти вопросы зачастую и ставит работодатель перед специалистами в области HR.

Как ответить на них?

«New world. New possibilities», - как утверждает реклама. И действительно ответ на вопрос рационального использования рабочего времени находится в сфере высоких технологий. Эти решения достаточно разнообразны, и находятся в плоскости создания систем поддержки принятия управленческих решений (СППУР). Контролирующие оболочки, установленные на компьютеры сотрудников, дают возможность руководителю в любой момент времени получать информацию о том, как сотрудник расходует организационные ресурсы, главный из которых – ВРЕМЯ. Причем не обязательно находиться в офисе, получить информацию можно и с мобильного устройства из любой
точки мира, в любое время, просматривая отчеты. Руководитель всегда находится на связи со своим офисом.

Теперь несколько слов о самих программах, и по каким критериям сделать оптимальный выбор.

Прежде всего, это простота интерфейса. Многие разработчики закладывают в программу огромный набор всевозможных отчетов, от которых рябит в глазах. Разобраться с таким наплывом окон, графиков и диаграмм очень сложно даже профессионалу.
Следующий критерий – это оптимальный набор функций. Традиционно разработчики полагают, что чем больше функций предложено, тем товар интереснее для потребителя – вчерашний день маркетинга. Функциональный набор должен быть оптимальным. Зачем платить деньги за то, чем не пользуешься! На мой взгляд, для обеспечения управления рабочим временем достаточно информации о скриншотах, диагностики активности клавиатуры и мышки, рейтинга используемых программ и приложений, а также такой новой функции как лингвистическое программирование профессиональной среды. О последней функции несколько подробнее. Лингвистическое программирование профессиональной среды как технология основана на определение руководителем тех областей активности сотрудников, которые необходимы для качественной и продуктивной работы. Научиться пользоваться этой функцией просто. Достаточно задать, связанные с профессиональной деятельностью сотрудника ключевые слова-тэги и ежедневно просматривать отчеты, распределяя полученную информацию по трем группам: заданные, сомнительные, отклоняющиеся. Через некоторое время ваш сотрудник будет работать только в тех лингвистических полях, которые соответствуют его профессиональной активности. Объективную картину работы сотрудника можно получить, только используя все функции, так как они дополняют друг друга.

Этика организационных отношений – еще один критерий. Большинство разработчиков полагают, что установка такой программы должна быть тайной для сотрудников. Мол, мы смотрим, а вы не знаете. Это напоминает подглядывание, и, безусловно, не способствует сплочению коллектива. Как-то в одной крупной компании, работающей в сфере энергетики, представитель их службы по управлению персоналом сказал мне по секрету, что они установили программу регламентации рабочего времени, только это – тайна. Буквально через несколько минут, в курилке, удалось услышать разговор двух сотрудников о том, что теперь «Большой Брат» смотрит за нами и нужно быть внимательнее. В результате мы имеем «секрет Полишинеля», а головы сотрудников забиты совсем не мыслями о работе.

И в заключении, уважаемые работодатели пользуйтесь информационными технологиями для управления вашими сотрудниками – это эффективно, но не забывайте, что «офисный планктон» - это живые люди.

Комментариев нет:

Отправить комментарий